Unternehmen die in ihrem Vertrieb Außendienstmitarbeiter beschäftigen, haben teilweise einen hohen Kostenanteil an den Tätigkeitsbezogenen Unternehmensausgaben, was meistens auch völlig im Rahmen der beruflichen Aktivität ihrer Vertriebsmitarbeiter ist. Und fast immer werden diese Kosten für ihr Unternehmen mit einwandfreien Belegen, Rechnungen oder Quittungen dokumentiert. Oft gehen die Vertriebsmitarbeiter für diese Kosten in Vorkasse und dann werden diese in der Regel über den Arbeitgeber entsprechend abgerechnet.
Dies ist in vielen Unternehmen meistens ein standardmäßiger Vorgang und insbesondere bei den Firmen die sehr stark auf einen Außendienst oder Vertrieb setzen ist das absolute Routine und kommt somit sehr oft vor.
Wenn dann also ein Außendienstmitarbeiter oder ein Vertriebsbeauftragter in diesem Zusammenhang seine Ausgaben, die eben nun mal vorkommen, über den Unternehmenseigenen Abrechnungskanal einreicht, wird vonseiten der entsprechenden Abteilung nicht immer ganz genau hingeschaut. Besonders dann, wenn es sich um einen erfahrenen Mitarbeiter handelt, der unter Umständen schon sehr lange in ihrem Unternehmen angestellt ist. Dazu kommt oft: Es wurde in vielen Fällen über einen gewissen Zeitraum eine Nähe und Bindung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter hergestellt, was natürlich sehr zu begrüßen ist, jedoch von einigen der scheinbar so loyalen Vertriebsangestellten leider ab und zu ausgenutzt wird.

Wird zum Beispiel von einem Außendienstmitarbeiter eine Rechnung eingereicht, die nachvollziehbar mit einem beispielsweise getätigten Geschäftsabschluss offensichtlich in Zusammenhang gebracht werden kann, wird in der Regel kaum noch genau recherchiert, warum gewisse Positionen durch den Mitarbeiter abgerechnet werden sollen.
Nun ist es in der „echten Welt“ außerhalb von ihrem Unternehmen auch nicht anders als dies fast schon jeder Mensch hier und dort selbst erfahren hat: wenn sich die Gelegenheit bietet einen Vorteil herauszuschlagen, dann wird das leider auch manchmal getan, auch wenn es sich hier sehr oft um kleinere Beträge oder Positionen handelt, und es sicherlich auch nicht immer ausschließen lässt das es sich in solchen Fällen wirklich nur um eine Nachlässigkeit oder einen Flüchtigkeitsfehler des betreffenden Vertriebler handelt. Keiner ist perfekt und Fehler passieren nun mal in jeder Firma und jeder Unternehmer hat eine Art Puffer für diese Unternehmenskosten einkalkuliert. Aber was passiert, wenn ihr Unternehmen zum größten Teil und hauptsächlich in diesem Außenvertrieb aufgestellt ist? Wie hoch sind die monatlich, wöchentlich und täglich abgerechneten Positionen? Kann eine interne Abteilung diesen Überblick wirklich gewährleisten und sind sie sich als Unternehmenslenker bewusst das ihre Revisionsabteilung unter Umständen nicht immer perfekt arbeitet?